项目需求内容与技术要求

一.项目概况：

检察档案是检察工作的真实记录，反映了检察院的各项工作情况。检察档案工作为适应“互联网+”这一趋势，应该进行系统化构建、规范化管理、服务化利用，推进信息技术与档案工作的融合进程，提升档案工作数字化水平。本次为鄂温克族自治旗检察院档案数字化服务采购项目，预算为 6 万元。

1. 采购清单

二、技术要求

（一）项目概述

扫描档案内容及加工数量：鄂温克族自治旗人民检察院诉讼档案扫描（按A4纸计）大约数量 150000 页，最终以实际扫描数量结算。档案材料有打印稿、手写稿、图片、图纸、复印资料等不同表现形式。

（二）项目建设要求

1、产品要求

根据档案保管数据和利用数据分别管理的原则，纸质档案数字化成品数据应包括用于长期保管的原始数据和用于网络浏览的利用数据。

原始数据，由电子目录（EXCEL）和扫描原始图片（JPEG、JEEG2000或单页TIFF格式）组成。原始图片要进行去黑边、纠偏等图像处理，但要保留装订孔痕迹，与档案原貌保持一致。同一全宗应采用相同的存储格式。

利用数据，由XML文件、版式文件组成。其中，XML文件由Excel电子目录转换生成，版式文件由纸质档案原始图片经OCR识别生成多页、双层PDF。同一全宗内的档案应采用相同存储格式。

2、驻场人员要求

中标供应商及全部驻场人员应按照有关要求和鄂温克族自治旗人民检察院签订相关协议。

中标供应商应提供全部驻场人员身份证明和户籍所在地公安机关出具的无犯罪记录证明。人员应身体健康，服从管理。驻场人员需具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。对不符合工作要求的人员应及时更换，确保工作进程和工作质量。

中标供应商应指派一名具有较强工作能力的项目经理负责整个项目的实施工作，项目经理应有从事档案数字化加工的经验并可常驻项目组，且合同期内不得更换。投标时应按上述要求提供该项目经理的相关材料，包括项目经理的管理学习证书及项目实施的经验。

3、设备要求

（1）中标供应商在本项目中投入的设备需满足项目实施质量及工期要求。

（2）检察院负责提供所需的工作场所，不收取水、电费和场地费；档案扫描所需的任何相应设备及耗材、中标供应商档案数字化工作人员的吃住行等均由中标供应商自行解决。

（3）中标供应商须在现场安装摄像头，摄像头安装位置及数量应确保工作现场没有死角，采用高清监控硬盘录像机(双硬盘)、视频信号切换设备和大屏幕监视设备等，实现工作时间内连续不间断录像和多路监控信号画面切换显示，确保案卷安全。档案数字化扫描服务完成后，扫描期间的录像保存完好，转交由甲方保存，以备查询。

（4）电脑硬盘、各种记忆体部件工作完成后统一上交甲方进行管理，工作过程中有损坏的记忆体配件需交由甲方处理，并指定相关对接人员。

（5）中标供应商将根据现场加工情况，提供自主研发的数字化加工管理软件，解决手工扫描加工过程中效率低下、错误率高、管理不便的问题，注重质量及可追溯性。

数字化加工管理软件不但完全支持数字化加工流程各个环节的计算机管理，而且支持加工流程的自定义，并可以根据加工对象的不同，对加工工序和流程进行调整，最大限度的满足不同类型档案需要采取不同加工流程的需求。

（6）中标供应商应免费向检察院提供一整套自动质检软件，并配备检测人员，对档案数字化成果进行质量检测。

（7）本项目所有的加工数据成品知识产权为采购人所有。中标供应商在实施本项目时不得侵犯他人（法人）合法权益，所使用的开发工具以及软件，所采用的插件、控件不得有侵犯他人（法人）知识产权的行为，否则由此产生的纠纷及相关责任均由中标供应商全部承担。

4、进场要求

中标供应商应自中标之日起一个月内指派项目经理，组建项目团队，完成各项前期准备工作。

（1）根据项目要求，完成设备进场，安装调试和相关检测等各项工作。

（2）项目经理组织相关人员全面了解待数字化档案及待数字化检察院的档案管理情况。

（3）细化工作子流程和工作规范，制定相应标准规范和工作台账。包括人员管理规范，档案安全规范，档案出入库及交接规范，数字化加工岗位工作规范，数据质检验收规范等，明确案卷整理要求、档案数字化命名规则等工作，指定专人负责全部项目文档接收与整理工作，并提交院方审核后实施。

（三）项目建设流程

档案数字化加工主要流程包括：档案出库、档案整理、数据著录和质检、档案扫描、图像处理和质检、OCR识别及双层PDF制作、数据质检、数据整合、数据挂接、数据备份、档案复原、档案入库。

1. 档案出库

（1）从档案室移交档案，严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目负责人确认的档案交接清单（完成清点登记）。

（2）按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量（双方项目负责人签字，以保在施工过程中档案不损失、不丢失）。

2. 档案整理

（1）根据有关标准对待数字化档案进行整理，包括编写页码、核对纸质档案页码、对可拆钉的文件做拆钉处理以适应扫描的要求、对需要修复的档案进行归并整理（如果发现破损严重，无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描，发现破损严重的档案须立即报知项目相关负责人），制作卷内目录，剔除无需扫描的文件。

（2）装订案卷应保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动，脱落，保持与原案卷一致。

（3）备考表。前处理后，原始分件信息发生变化的，应当重新编制备考表，并保留原有备考表。新编制的备考表应当体现原始分件信息和更改后的分件信息。

3. 数据著录和质检

（1）按要求将文件所需信息录入，标引著录按照国家档案局有关标准结合用户档案著录的具体要求进行。采用“人工著录，一录一校”的方式，按要求录入档案数据项，形成档案目录数据库文件，并对著录的数据进行比对质检，正确率达到100％。

（2）案卷目录和卷内目录原则上按照档案的原始数据录入。如遇案卷目录、卷内目录存在填写不规范的，中标供应商应根据检察院的要求做相应调整。对案卷目录修改和补充的数据，须填写更改资料，更改资料放入原案卷内，原有材料不撤出；卷内目录及其他不全的需补充完整。

4. 档案扫描

（1）原则上应将确定为数字化对象的纸质档案按卷(件)全部扫描，不能进行挑扫。空白页、无关的、重份的材料可不纳入扫描页面范围。正式文本、发文笺、定稿以及收文笺和收文作为一个整体，一并扫描。

（2）针对不同类型和载体档案形成不同影像文件，按照统一命名规则和存储目录结构对档案影像数据命名和保存。纸质档案的扫描，应根据档案原件质量和形式，选择不同扫描方式（平板或滚筒扫描）。扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果，接近原始文件色彩。

（3）照片档案的数字化，应采用专业高分辨率扫描设备，对胶片照片及底片进行扫描。如照片原件有破损，应在数字化后进行数码修复。

（4）扫描方式：严格按照《纸质档案数字化规范》DAT31—2017等相关行业规范性文件要求，为有效的反映档案完整性，此次所有档案均为全扫（包括案卷封面），对于纸张情况不好的档案，主要采用平板扫描方式，对于超出A4幅面档案按折合方式计算，以一张A3折合两张A4计算，以此类推。如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

（5）扫描色彩模式：彩色扫描。

（6）分辨率：扫描分辨率不低于300dpi，对于案卷中字迹较小、较密集或采购人认为有必要的情况，须将分辨率提高到600dpi或以上，选择彩色扫描，采用局部深化技术解决。带插图的采用高分辨率彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证档案的历史面貌。照片采用JPEG格式扫描，保证照片清晰度。部分文件复写字迹正面不清晰，背面比较清晰，对于这种原件应正面、背面均作扫描，并对背面的图像作水平翻转处理，最后将正面的图像与经过翻转处理后的背面图像拼接为一页。

（7）如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。

（8）清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。

（9）对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

5. 图像处理和质检

（1）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过0.5度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（2）图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

（3）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

（4）图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。

6. OCR识别及双层PDF制作

将扫描处理完成后的文档利用专业的识别软件进行全文OCR，形成双层PDF文件，确保数字化成果的深度、有效利用。如遇比较难识别的手写体、图形、题花、插图等，中标供应商需经检察院同意后，不做OCR识别。

7. 数据质检

对数字化图像文件进行逐件检查，对不符合要求的重新数字化并详细记录。

8. 数据整合

将数字化的档案数据按照本方案有关要求进行数据整合，形成原始数据和利用数据。档案数据应与档案原件内容一致，且数据中的电子目录应与档案图像一一对应。

9. 档案复原

将数字化加工的档案按照原貌装订或保管方式复原。做到安全、准确、无遗漏。

10. 档案入库

将加工完毕的档案移交归还至档案室，严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目负责人确认的档案交接清单（完成清点登记）。

（四）数据存储要求

图像存储命名规则：根据纸质档号建立相应存储文件夹，按页码顺序对图像文件命名。具体存储命名规则中标供应商驻场后根据采购方要求细化、完善。

（五）图像数据挂接

数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像，通过质检环节确认为“合格”后，实现目录数据与数字图像的100%正确关联。

（1）中标供应商必须将经过质量检测后的数字化图像文件（JPEG与双层PDF格式文件）对照数据库中的目录数据。导入数据需做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。

（2）建立目录数据与图像文件的关联后，中标供应商应按100%的比例对挂接质量进行全面检查，检查数据挂接的完整性（有无漏挂）、准确性（有无错挂）、有效性，有不符合质量要求的要重新挂接。

（六）数据质量要求

（1）图像要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。

（2）数据对应：档案目录数据（包含案卷目录和卷内目录）与扫描图像100%正确对应。

（3）检察院按批次提供案卷给中标供应商，500卷为一批。检察院对中标供应商质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到99%、扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确时，检察院可提供下一批次案卷，但中标供应商需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于99%，检察院有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，检察院将该批案卷全部退回给中标供应商重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标供应商负责。

（七）目录建库要求

按照《档案著录规则》(DA/T18—1999)、《档号编制规则》（DA/T 13—94）等要求，建立标准化的机读目录数据库，规范档案中的目录内容。具体建设规则中标供应商驻场后根据检察院要求细化，并与检察院指定档案管理系统软件开放商做好对接。

（八）数据备份

经验收合格的完整数据应及时进行备份。包括原始数据及相关说明性文件。

（1）备份方式

原始数据和利用数据采用企业级NAS硬盘服务器进行单套存储，并采用两种品牌的档案级蓝光光盘(单盘容量100GB，可实现单盘调阅)备份两套。企业级NAS硬盘服务器依托检察院现有资源进行，档案级蓝光光盘由中标方提供。

（2）数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据准确性、完整性、安全性检验，能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（3）备份标签

数据备份后应在相应的备份载体上做好标签，以便查找和管理。载体标识内容包括全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境等。

（4）备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。数据备份后还应在相应的备份载体上做好标签，以便查找和管理。载体标识内容包括全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境等。

（九）质保服务

在项目完成验收后，投标人应提供不低于3 年的免费质保服务，对检察院发现的任何数据质量问题，投标人应在2小时内派人提供现场（检察院）服务，解决相关问题。售后服务包括：错误数据的整改服务，质保期内院方因服务器和系统更换需要的数据迁移。

投标人应随时提供在线响应服务，服务响应时间不超过30分钟，在发生紧急问题时，立即赶赴现场进行处理。

三、项目管理、实施与运维服务要求

（一）项目管理需求

本招标文件提出的基本需求，是中标供应商编制投标文件和报价的主要依据，但不应作为编制正式实施方案的完整的详细要求。在合同签订后编制正式的应用系统建设实施方案时，中标供应商应深入分析和充分考虑检察院对档案数字化现在及未来发展的要求，对检察院现有库存档案情况和实际需求进行充分调研，并编写数据需求表和进程计划表等，设计出完整优质的方案，完全满足检察院需求。中标供应商应确保数字化成果能顺利挂接到指定档案管理系统并顺利运行，如产生有关费用由中标供应商负责。

中标供应商应成立合理的组织机构，由专人负责，做到本地化服务，确保项目按时按质进行。安排好项目管理团队参加本项目的建设，在组织机构中应明确各岗位的职责、任职资格及成果，确保项目顺利实施。人员配备和团队素质,标准如下：

中标供应商提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、工作能力强的团队，保证团队负责人具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉中标供应商提供的档案信息化加工系统的操作应用。

中标供应商将负责有计划地每季度对员工进行相关安全知识培训以及相关档案整理装订扫描业务的培训，检察院可对所有工作人员的工作业务能力进行考核，不合格者，可要求调换。

中标供应商要保持岗位工作人员的稳定性，不得随意调换各岗位人员，因工作任务造成调整时，须征得检察院同意。

（二）验收要求

检察院及监管机构将组成专家验收组进行项目验收，对存在的问题中标供应商应在规定时间内及时按要求修改完善。

1.中标供应商需接受监理的监督，经监理机构和检察院一致同意后，中标供应商可提请验收，验收费用由中标供应商承担。验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经过相关领导审核、签字后方有效。

2.中标供应商每完成1个批次（500卷）数据提交检察院进行验收。检察院对中标供应商质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到99%、扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确时，中标供应商可提供下一批次案卷，但中标供应商需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于99%，检察院有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，检察院将该批案卷全部退回给中标供应商重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标供应商负责。

3.数据验收合格后，中标供应商需将数据与检察院指定的档案管理系统进行全文自动按规则无缝批量挂接，能够实现成果数据的在线利用，否则不予验收。

4.数据验收及移交。项目完成后，中标供应商人员对原始数据、利用数据和监控录像数据进行全面清点和验收，并向检察院办理移交手续。

5.主要验收内容

5.1 纸质档案数字化成果验收内容包括档案目录数据、数字图像、数据挂接、数字化工作中产生的工作文件和存储载体等。

5.2 对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

5.3 对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

5.4 对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

5.5 对工作文件进行验收，主要包括《纸质档案数字化流程单》等数字化工作过程中形成的工作文件的完整性、规范性等。

5.6 对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、安全性等。

（三）其他要求

中标供应商应严格遵守检察院档案有关规定，档案扫描工作需在检察院指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。

1.中标供应商需向检察院提供以下资料：《数字化处理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。

2.项目实施过程中，中标供应商如需更换、增加工作人员，需提前一周向检察院提供拟加入人员的资料，取得检察院签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，中标供应商需在人员离岗后一周内，在检察院保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。

3.除钥匙及眼镜等外，中标供应商工作人员未经检察院同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化处理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。

4.未经检察院批准，中标供应商不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

5.中标供应商工作人员剔除同一案卷内的重复文件需经检察院有关人员审核同意方可实施。

6.数字化处理工作室内的废纸需集中放置，中标供应商每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

7.中标供应商工作人员不得以任何方式非法向外人泄露工作信息，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

四、投标响应时间

2023年9月11日-2023年9月14日，投标响应地：鄂温克族自治旗人民检察院机关事务服务中心403室。